Od přijímaček až k promoci. Studijní oddělení pomáhá na cestě k úspěšnému konci

Musí tam všichni. Studium tam začíná i končí, a přesto o něm studenti vědí tak málo. Studijní oddělení není jen výdejna potvrzení a přelepek. Referentky nepracují jen dvě hodiny denně a žádosti studentů nehází do skartovačky. Soupis činností studijního oddělení by vydal na knihu. A přestože znalosti i známky získávají studenti od vyučujících, jsou to právě zaměstnanci studijního oddělení, kteří se starají o průchod studiem od zařízení studentské karty ISIC až po vytištění diplomu. Od března má studijní oddělení fakulty sociálních studií také nového vedoucího, Jana Písaříka. Studentům vzkazuje, že se jim oddělení snaží vycházet vstříc vždy, kdy je to jen trochu možné.

27. 5. 2019 Hana Tománková


<span>Pro úspěšnou komunikaci na studijním oddělení je třeba trpělivost ze strany referentek a selský rozum studentů, tvrdí referentky. Foto: Tomáš Hrivňák</span>

Musí tam všichni. Studium tam začíná i končí, a přesto o něm studenti vědí tak málo. Studijní oddělení není jen výdejna potvrzení a přelepek. Referentky nepracují jen dvě hodiny denně a žádosti studentů nehází do skartovačky. Soupis činností studijního oddělení by vydal na knihu. A přestože znalosti i známky získávají studenti od vyučujících, jsou to právě zaměstnanci studijního oddělení, kteří se starají o průchod studiem od zařízení studentské karty ISIC až po vytištění diplomu. Od března má studijní oddělení fakulty sociálních studií také nového vedoucího, Jana Písaříka. Studentům vzkazuje, že se jim oddělení snaží vycházet vstříc vždy, kdy je to jen trochu možné.  

Je konec dubna, ručičky ukazují dvě hodiny odpoledne a na studijním oddělení vládne ticho a klid. Ačkoliv mají úřední hodiny, po studentech není vidu ani slechu. „I v úředních hodinách máme hluchá místa. Nejvíce studentů přichází na začátku a na konci,“ upozorňuje Luisa Pospíšková, jedna z referentek pro bakalářské studium. Bakalářské referentky teď mají klidnější období, hlavní shon nastane od května, kdy se jim nakupí několik druhů činností najednou. „Kromě toho, že musíme kontrolovat studenty, kteří jdou ke státnicím, máme na starosti červnové zápisy nových studentů,“ vysvětluje Pospíšková. Referentky kontrolují také protokoly o průběhu a výsledku státní závěrečné zkoušky a zadávají ukončení studií nebo oborů do informačního systému, souběžně připravují promoce. „Promoce pro nás znamenají práci na měsíc a půl,“ popisuje pracovní povinnosti Pospíšková. 

Například tento semestr musí referentky zkontrolovat 458 studentů, většina z nich studuje dvouobor. Dvouoboroví studenti by měli v informačním systému rozřadit všechny své absolvované předměty k jednotlivým oborům. Zhruba polovina studentů ale předměty nepřiřadí, proto se toho musí ujmout referentky. „Studentům však do hlavy nevidíme, takže předměty k oborům přiřazujeme podle našeho nejlepšího svědomí. Někdy se pak ale setkáváme s výčitkami studentů, že to takto přiřadit nechtěli,“ vysvětluje Pospíšková.  

Celkem pracuje na studijním oddělení osm lidí. Rozdělené jsou referentky pro magisterské, bakalářské a kombinované studium. Foto: Tomáš Hrivňák

Skutečnost, že na konci akademického roku se z množství povinností referentkám až točí hlava, potvrdila i další z referentek pro bakalářské studium, Simona CrhováObdobí od května až do července pro nás bývá psychicky náročné,“ přiznává. Navíc ke konci roku přibývá studentů, kteří na studijní přichází řešit své individuální problémy. Referentky jsou rády, když studenti přijdou osobně a nebojí se říct si o radu. „Vždycky je jistější poradit se s námi a nenechávat nic náhodě,“ doplňuje Crhová. Studenti se například chodí ujistit, že splňují všechny podmínky, aby mohli jít ke státnicím. Podle Pospíškové je pro vzájemnou komunikaci nejdůležitější trpělivost ze strany studijního oddělení a selský rozum ze strany studentů. „Někteří studenti dosahují dobrých výsledků ve svém oboru a vystupují na odborné úrovni, ale je potřeba, aby se snažili uvažovat i prakticky,“ upřesňuje Pospíšková.   

Po skončení akademického roku referentkám nezačínají prázdniny, jak by si mnozí mohli myslet. V červenci a srpnu se kumulují nejrůznější žádosti. Studenti se odvolávají, chtějí revizi hodnocení nebo žádají o třetí termín státnic. Od prvního srpna fakulta spouští zápisy do vyšších semestrů a studenti začínají chodit pro potvrzení o studiu. Právě potvrzení a přelepka na průkaz ISIC jsou pro většinu studentů hlavními důvody pro návštěvu studijního oddělení. „S dotazy tam nechodím, informace o studiu radši vyhledávám sama přes internet. Vždy zajdu jen pro potvrzení a přelepku,“ uvádí studentka mezinárodních vztahů Huong DaoPodobně hovoří i Kamila Jablonická, která kromě potvrzení a přelepek zatím potřebovala jen omluvenku kvůli studijní cestě. I proto je pro většinu studentů těžké představit si, co se kromě razítkování na studijním oddělení děje.  

Někteří studenti mají podle referentek představu, že na studijním oddělení pracují jen v úředních hodinách. „Mimo úřední hodiny zpracováváme požadavky, se kterými za námi studenti chodí. Jsou to žádosti všeho druhu. Například žádosti o výjimky z počtu kreditů, o uznání předmětů, nebo o přerušení studia. Zpracování žádostí v praxi znamená komunikaci s katedrami i se studenty. Nakonec se musí vyjádřit proděkan a my sepíšeme rozhodnutí,“ vysvětluje Veronika Šenkýřová, třetí a poslední referentka pro bakalářské studium. Proti rozhodnutí se ale studenti mohou ještě odvolat, což opět řeší studijní oddělení. 

Studenti chodí na studijní oddělení hlavně pro potvrzení o studiu. Foto: Tomáš Hrivňák

Trable s mobily 

Všechny referentky zdůrazňují, že na práci mimo úřední hodiny potřebují klid, a proto oceňují, když studenti uvedenou otevírací dobu ctí. „Když píšeme složitá rozhodnutí, musíme se soustředit, abychom uváděly správné články a paragrafy. Pokud sem ale pořád chodí studenti, hrozí, že uděláme chybu a do rozhodnutí uvedeme něco špatně,“ popisuje situaci Pospíšková. V případě, že už studenti pracují nebo mají jiné závažné důvody, proč nemohou přijít v úředních hodinách, mohou se s referentkami e-mailem nebo telefonicky dopředu domluvit na jiném čase 

V letošním semestru se podle referentek občas stane, že studenti přijdou na studijní oddělení v pátek a diví se, že není úřední den. „Zjistily jsme, že si studenti vyhledávají časy úředních hodin na mobilu. Pokud si nepřeklopí obrazovku, rozvrh se jim zobrazí o den posunutý. Jako kdyby byly úřední hodiny od úterý do pátku,“ vysvětluje Crhová. Odhalenou závadu zatím referentky nikomu nehlásily. „Stalo se to jen několika studentům, proto jsme dosud žádného technika nekontaktovaly,“ doplňuje Pospíšková.   

Všechny novinky mají své mouchy  

Studijní oddělení čeká v příštím akademickém roce velká zatěžkávací zkouška. Od podzimního semestru nastoupí přijatí bakalářští studenti do nových studijních programů. „Celé studium bude jinak nastavené, například co se týče počtu kreditů ke státnicím. Nemáme vůbec představu, jak to informační systém zvládne,“ uvádí Šenkýřová. Pospíšková vysvětluje, že ačkoli se snaží předjímat, v návaznosti na zavedení nových programů systém pravděpodobně vygeneruje chyby, které nejdou dopředu odhadnout. „Jto jako se vším novým. Když se zavedla elektronická úřadovna, také trvalo, než se vychytaly všechny mouchy,“ dodává Šenkýřová.  

Další změnou bude nová směrnice o přestupech, její návrh vydá vedení fakulty na konci května. Bakalářští studenti často řeší žádost o přestup, když zjistí, že obor nenaplnil jejich představy. To je případ i Anežky Schreibové, která dvouoborově studovala mezinárodní vztahy na fakultě sociálních studií a angličtinu na filozofické fakultě. Po prvním roce studia se rozhodla přestoupit z mezinárodních vztahů na žurnalistiku. „Na studijní oddělení jsem se šla zeptat, jaké podmínky musím splnit, jaký vliv by přestup mohl mít na moje studium angličtiny a zda je vůbec možné studovat každý obor v jiném semestru,“ vzpomíná Schreibová.  

Na studijním oddělení jí všechno trpělivě vysvětlili, a nakonec přestoupila bez problémů. „Jediným zádrhelem bylo, že jsem mluvila pokaždé s někým jiným. Jedna referentka mi řekla, že pokud splním všechny kredity, můžu celý dvouobor ukončit najednou, i když nebudu mít na žurnalistice odstudované celé tři roky. Jiná referentka mi pak ale tvrdila, že to nejde. Tak jsem se tam šla zeptat znovu, a to už mi jasně vysvětlily, že je možné ukončit oba obory najednou,“ dodává SchreibováPřestupy na dvouoborových studiích jsou jednou z velkých agend, které musí studijní oddělení řešit. „Pokud navíc přestupující studují mezifakultně, je to dost komplikované,“ tvrdí Pospíšková. 

Mezi složité úkoly studijního oddělení patří například vyřizování přestupy studentů mezi obory i mezi fakultami. Foto: Tomáš Hrivňák

Každý měsíc něco jiného 

Všechny referentky bakalářského studia se shodují, že na své práci mají nejvíce rády různorodost. Jak akademický rok postupuje, neustále se mění jejich pracovní činnosti. Na jaře zpracovávají přihlášky uchazečů o studium, pak jim posílají rozhodnutí o přijetí nebo nepřijetí, v červnu už řeší zápisy. Každý měsíc se na studijním oddělení pojí s jinou činností. „V průběhu roku se mění i dotazy studentů, takže ani úřední hodiny nejsou pořád stejné,“ dodává Pospíšková. Když referentky uzavírají obory, musí u každého studenta kontrolovat, zda splnil všechny podmínky, což je podle Crhové občas detektivní práce. „Člověk se rozhodně nenudí, práce tady ho obohacuje,“ říká Crhová. Komunikace se studenty a akademiky podle Šenkýřové navíc bývá příjemná.  

Různorodost činností si pochvaluje i nový vedoucí studijního oddělení Jan Písařík. Na pozici vedoucího nastoupil letos v březnu. Ačkoliv má na starosti fungování celého oddělení, stále působí i na své dřívější pozici koordinátora pro kvalitu, kde pomáhá katedrám s akreditací nových studijních programů. „Práce koordinátora je úplně jiná než činnosti týkající se chodu oddělení. Navíc se pracuje i s odlišnými skupinami lidí,“ hodnotí spokojeně Písařík. Přál by si, aby studenti věděli, že pokud je to jen trochu možné, snaží se studijní oddělení vycházet studentům vstříc a dovést je ke zdárnému konci jejich studia. 

Někteří studenti chodí za referentkami z kyticí i diplomem, který získali i díky jejich pomoci. Foto: Tomáš Hrivňák

Pomoc studentům se vyplácí  

Podle referentek ale někteří studenti občas jejich vstřícnost zneužívají. Například o prázdninách studenti po e-mailu žádají zaslání naskenovaného potvrzení o studiu.  „My rády vyhovíme studentům, kteří jsou na Erasmu nebo jsou dlouhodobě nemocní, což si můžeme ověřit v informačním systému. Pokud to po nás ale chtějí i ostatní studenti, neděláme pak o prázdninách nic jiného než skenování potvrzení o studiu, a to skutečně není náplní naší práce,“ vysvětluje Pospíšková. Studenti by si tak měli v červnu vzít raději více potvrzení o studiu a pak si pro nové dojít osobně v srpnu nebo v září.  

Magisterská referentka Naděžda Kotoulová si myslí, že studijní oddělení fakulty sociálních studií je jedním z mála, kde se intenzivně komunikuje se studenty. „Pokud čtrnáct dní před státnicemi zjistíme, že studentovi chybí zkouška z cizího jazyka, hned mu voláme a píšeme e-mail, abychom ho upozornili. Většinou se to ještě na poslední chvíli podaří zachránit, student se nechá přezkoušet a může jít ke státnicím,“ vysvětluje Kotoulová. Stejně pracují i bakalářské referentky. Často studentům do e-mailu přesně vypisují, jaké kredity už získali a které jim ještě chybí. Kotoulová dodává, že takový přístup nebývá běžný. Vzpomíná, jak její známou nepustili ke státnicím jen proto, že jí vyučující zapomněla dát hodnocení a ona si to včas nezkontrolovala. „Kdežto my to tady kontrolujeme za studenty,“ vysvětluje Kotoulová. Před státnicemi proto referentky občas neví, komu pomoci dřív. Pomoc studentům se ale podle nich určitě vyplácí. „Potom za námi chodí s kytkou a s diplomem,“ usmívá se Kotoulová.

Na studijním oddělení aktuálně pracuje osm lidí. Tři referentky zajišťují bakalářské a dvě referentky magisterské studium. Ludmila Polášková má na starosti studium v anglickém jazyce, promoce a imatrikulace. Kombinované studium a poplatky obstarává Hana Kašpárková. Jediným mužem studijního oddělení je vedoucí Jan Písařík. Pracovní doba studijního oddělení je osm a půl hodiny denně, ale studenti mohou se svými požadavky chodit pouze v úředních hodinách.

Úřední hodiny

Pondělí 13:00–15:00 

Úterý 13:00–15:00 

Středa 9:00 – 11:00 

Čtvrtek 9:00 – 11:00 

Pátek není úřední den 

Studijní oddělení má svá pravidla, které je podle referentek potřeba dodržovat. Foto: Tomáš Hrivňák

Jaké jsou hlavní činnosti studijního oddělení? 

  • zpracování žádostí všeho druhu – například žádostí studentů o výjimku z počtu kreditů, o uznání předmětů, o přestup, nebo o přerušení studia 
  • zpracování přihlášek uchazečů o studium a komunikace s uchazeči 
  • zápisy přijatých uchazečů ke studiu 
  • organizace promoce 
  • vydávání potvrzení o studiu a přelepek na průkaz ISIC 
  • organizace imatrikulace 
  • poskytování výpisů známek pro studijní pobyty v zahraničí 
  • kontroly studentů, kteří chtějí jít ke státní závěrečné zkoušce  

Jan Písařík, vedoucí studijního oddělení  

Studijní oddělení vede Jan Písařík teprve pár měsíců, letos v březnu na pozici vystřídal Jitku Štěpánkovou. Kromě toho, že zajišťuje chod celého oddělení, působí na fakultě jako koordinátor pro kvalitu. Na této pozici pomáhá katedrám s akreditací nových studijních programů. Všichni bakalářští a někteří magisterští studenti, kteří nastoupí v září, už budou navštěvovat nově akreditované studijní programy. Po své předchůdkyni dostal na starost agendu spojenou s přijímacím řízením. Do budoucna by chtěl některé své povinnosti částečně přerozdělit mezi více lidí. Žádné další změny ale na studijním oddělení neplánuje. „Musíme se především přizpůsobit změnám přicházejícím zvenku,“ vysvětluje Písařík.  

Když Luisa Pospíšková na studijním oddělení začínala, pamatovala si všechny studenty jménem. Foto: Tomáš Hrivňák

Luisa Pospíšková, referentka pro bakalářské studium 

Když na studijním oddělení začínala, každého studenta si pamatovala jménem. Na fakultě sociálních studií působí od úplných začátků. Tehdy se od známého dozvěděla, že fakulta shání vedoucí studijního oddělení. Přijímací pohovor s ní vedl Ivo Možný, jeden ze zakladatelů fakulty. „Jako vedoucí jsem pracovala půl roku, z rodinných důvodů jsem se té funkce vzdala. Přešla jsem na pozici zástupce vedoucího, a nakonec jsem zde zůstala jako řadová referentka,“ popisuje svůj příběh Pospíšková. Vzpomíná, že ze začátku fungovalo studijní oddělení v suterénu filozofické fakulty. „Byli jsme taková malinká, rodinná fakulta. Atmosféra byla tehdy příjemnější,“ tvrdí Pospíšková.  

Simona Crhová začínala na studijním oddělení jako brigádnice. Foto: Tomáš Hrivňák

Simona Crhová, referentka pro bakalářské studium  

Se studijním odděleníse seznámila jako brigádnice, když ještě fakulta sídlila v Gorkého ulici. „Na studijním oddělení jsem zakládala různé materiály do složek. A potom mi tady nabídli regulérní pracovní místo,“ vzpomíná Crhová. Práce referentky jí připadá obohacující. Především oceňuje, že práce není stereotypní. „Pracujete s počítačem a zároveň také s lidmi. Navíc se pořád něco mění, ať už studijní řády nebo studenti,“ pochvaluje si Crhová.  

Podle Veroniky Šenkýřové je pro práci referentky potřeba především trpělivost. Foto: Tomáš Hrivňák

Veronika Šenkýřová, referentka pro bakalářské studium  

Na fakultě pracuje už devatenáctým rokem. Začínala jako asistentka sekretariátu sociologie, na studijní oddělení nastoupila v roce 2005. Pro práci referentky je podle ní potřeba hlavně trpělivost a občas také naprostá soustředěnost. Zvláště, když je třeba formulovat složitá rozhodnutí. „Někdy musíme dát povolení výjimky, přerušení studia a povolení třetího termínu státnic do jednoho rozhodnutí,“ vysvětluje Šenkýřová. V takových případech si někdy referentky vzájemně pomáhají. „Rozhodnutí musíme také zkontrolovat, aby bylo v souladu se zkušebním řádem, který se často upravuje a mění,“ dokresluje situaci Šenkýřová.  

Referentky studenty také hlídají, například aby se nezapomněli přihlásit ke státnicím. Foto: Tomáš Hrivňák

Naděžda Kotoulová, referentka pro magisterské studium  

První zkušenosti se studijním oddělením má Kotoulová ze stavební fakulty. „Uzavírání studia tam bylo o hodně jednodušší. Na fakultě sociálních studií si studenti vozí kredity z celého světa,“ uvádí Kotoulová. Práce na studijním oddělení ji naučila hlavně trpělivosti. Občas si připadá jako hlídací pes. „Teď jsem třeba zjistila, že jedna opakující studentka se nepřihlásila ke státnicímUž jsem jí telefonovala a psala jsem jí e-mail, že opakuje a musí se přihlásit. Snažíme se hlídat, aby studenti zdárně dokončili studium,“ vysvětluje Kotoulová. Moc by si přála, aby se studenti dozvěděli o činnosti studijního oddělení víc. Dokonce by kvůli tomu chtěla uspořádat setkání zaměstnanců studijního oddělení se studenty.  

Jana Písaříková, referentka pro magisterské studium  

Referentku dělá Písaříková už třináct let. Ze všech činností má nejradši úřední hodiny a přímý kontakt se studenty. „Práce s vysokoškoláky je moc pěkná,“ usmívá se Písaříková. Každý, kdo pracuje na studijním oddělení, by podle ní měl být hlavně pečlivý a tolerantní vůči studentům.   

Více článků

Přehled všech článků