Studenty překvapuje, že pracujeme i mimo úřední hodiny, říká studijní referentka

Orazítkovat potvrzení o studiu, nalepit přelepku na studentský průkaz, potvrdit dokumenty. To jsou nejčastější úkoly, se kterými studenti přicházejí za referentkami studijního oddělení. Navštívili ho snad všichni, málokdo z nich však ví, čemu všemu se věnují jeho pracovníci. Kdo má na starosti přijímací řízení, kde se zeptat na průchod studiem a u koho řešit poplatky za studium? 

Je středa těsně před devátou hodinou ranní a v chodbě prvního patra fakulty sociálních studií přibývá šourajících se hloučků studentů. Většina z nich nemíří na přednášky, nýbrž najít si dobré místo přede dveřmi studijního oddělení, kde bývají fronty v prvních dvou týdnech semestru opravdu dlouhé. „V úředních hodinách ze začátku semestru se šňůra studentů táhne až do poloviny haly,“ ukazuje vedoucí oddělení Jitka Štěpánková rukou do prostoru kamsi ven z malé chodbičky, kde už se rozdělují dvě fronty na magisterské a bakalářské studenty.

Jako by tiché mumlání protnul neslyšný gong, po úderu deváté začnou studenti se symbolickým ťukáním na dveře vstupovat do jednotlivých kanceláří. Netradičně i do té, ve které sídlí vedoucí studijního oddělení. „Bohužel nám onemocněly dvě ze tří pracovnic v kanceláři pro bakalářské studium, takže trochu vypomáhám i s jejich prací a potvrzení dávám studentům i já,“ vysvětluje Štěpánková zpoza obrazovky počítače.

Studenti do její kanceláře vbíhají jeden za druhým, ačkoliv její pracovní náplň je obvykle úplně jiná. „Mám na starosti především přijímací řízení do bakalářského i magisterského studia a také do celoživotního vzdělávání,“ vyjmenovává vedoucí studijního oddělení s úsměvem.

Její pracovní den začal před téměř dvěma hodinami. „Nejprve jsem po cestě vyzvedla na vrátnici poštu a rozdělila ji kolegyním a potom si v kanceláři přečetla e-maily,“ popisuje každodenní rutinu, kterou v práci začíná. Další činnosti už jsou ale různorodější. „Včera jsme ukončili sběr přihlášek do bakalářského studia, takže teď budu především kontrolovat, zda jsou platby za ně v pořádku,“ ukazuje na obrazovku počítače a kupku papírů na stole.

Potvrzení o studium je zautomatizovaná činnost, dotazy jsou ale často výzvou

Role vedoucí oddělení se od pracovní činnosti referentek v kancelářích podstatně liší. Právě k nim totiž proudí nejvíce studentů, často se zajímavými dotazy. Kolem půl desáté už jsou tedy v malé chodbičce před dvojicí dveří téměř dvě desítky studentů. Většina z nich přitom míří na oddělení bakalářského studia, kde dnes pracuje jen Luisa Pospíšková. „Studenti se nás ptají, zda mají dost kreditů, jak řešit, když onemocní nebo když nejsou úspěšní v aktuálním semestru, co mohou dělat, než dostanou dopis o ukončení a podobně,“ vyjmenovává některé z mnoha studentských dotazů referentka pro prezenční bakalářské studium, u které se právě zastavuje studentka s dotazem na přerušení jednoho ze dvou studií. Pospíšková jí trpělivě popisuje podmínky, které musí splnit a co je potřeba pro to udělat. Dívka spokojeně odchází ihned přicházejí další studenti. Celý proces otázek a odpovědí se tak může znovu opakovat.

Na začátku semestru je hlavním zájmem získání tolik chtěných potvrzení. V podání Pospíškové se jedná o téměř zautomatizovanou činnost. Pro každé potvrzení o studiu si vyžádá od studenta jeho UČO, neboli univerzitní číslo osoby, a za několik vteřin tiskne hotový dokument, který orazítkuje a podepíše. „Dříve jsme měli potvrzení o studiu jako vytištěné formuláře, které si studenti sami vyplňovali, teď se ale tisknou přímo z informačního systému. Je to pohodlnější, lépe to vypadá a zároveň se tak předchází zfalšování potvrzení,“ doplňuje šéfka oddělení Štěpánková.

Studenti se často ptají až poté, co něco opomenou

Také v kanceláři, kde sedí referentky pro magisterské a kombinované studium, je pracovní náplň obdobná, jen studentů je o něco méně. Po desáté hodině se už fronty téměř netvoří, a studenti tak spořádaně po jednom vstupují do dveří. „Ve středu jich vždycky ráno chodí míň, protože mohou dorazit i v odpoledních úředních hodinách,“ vysvětluje s úsměvem jedna ze tří referentek v kanceláři Naděžda Kotoulová.

I jí studenti často pokládají otázky týkající se studia. „Zajímá je, jak které studium přerušit nebo jak ho ukončit, co vyřídit před odjezdem na zahraniční stáž. Často se taky ptají, co dělat, když opomenou něco udělat včas nebo když se nemohou zapsat do dalšího semestru,“ vypočítává nejčastější dotazy Kotoulová. Právě s poslední otázkou přichází i jeden ze studentů. „Jsem v posledním semestru, ale studium budu prodlužovat a nejsem si jistý, co vše musím splnit, abych se potom mohl zapsat,“ popisuje svůj problém, zatímco si jej referentka vyhledává v systému. Odpověď přichází zakrátko a mezitím se vícehlasně ozývají i dotazy u stolů jejích kolegyň.

Blíží se konec ranních úředních hodin a zbývá nahlédnout do poslední kanceláře studijního oddělení – jako jediná se nachází stranou za dveřmi s číslem šestnáct. „Běžně tu sedí dva lidé, kolegyně ale zrovna odešla na rektorát s diplomy k podpisu panu rektorovi,“ ukazuje vedoucí oddělení na dva kancelářské stoly v tiché prázdné místnosti. U jednoho z nich sedí jediný muž na oddělení. „Kolega má na starosti poplatky za studium. Je to neoblíbená část studia, hlavně pro studenty,“ popisuje Štěpánková a chválí svého kolegu.

Kromě poplatků referent Jan Písařík pomáhá vedoucí oddělení s přijímacím řízením a nově bude mít na starosti i akreditační řízení. „Dosud jsem měla na starosti akreditační řízení já, ale budeme muset práci přerozdělit, hlavně kvůli změnám ve vysokoškolském vzdělávání a vnitřní akreditaci,“ naznačuje Štěpánková budoucí změny.

Úřední hodiny jsou jen malá část pracovní doby

Zejména v prvních dvou týdnech semestru jsou referentky velmi vytížené, i proto vysvětlují, že jejich pracovní doba na studijním oddělení není úplně fixní. „Úsměvné je, že někteří studenti si myslí, že tu sedíme jen v úřední hodiny. Když některému z nich napíšu, ať se zastaví třeba kolem půl osmé, pokud nemůže později, je celý překvapený, že tu vůbec jsme,“ směje se referentka magisterského studia Jana Písaříková a vysvětluje, že rozhodně nemají pracovní dobu jen dvě hodiny denně. „Studenti často nemají představu, jaká je naše pracovní náplň a co všechno denně musíme stihnout, stejně jako netuší, jaké povinnosti musí splnit vyučující či ostatní zaměstnanci,“ posteskne si její kolegyně Hana Kašpárková.

Jakmile se dveře kanceláře zavřou a úřední hodiny skončí, začíná pro zaměstnance studijního oddělení druhá polovina pracovní náplně. „Mimo úřední hodiny odpovídáme na hromady e-mailů nebo řešíme různé žádosti, které nám studenti posílají,“ popisuje Štěpánková. Většinou proto přichází kolem půl osmé a odpoledne zůstává občas dokonce i déle. „Třeba když jdu potom do divadla nebo na koncert, ani neodcházím domů a raději zůstávám tady v kanceláři. Vždycky totiž najdu nějakou práci, kterou můžu udělat,“ usmívá se. Práce ale podle ní není jednotvárná. „A asi i proto mne po letech stále baví," zaznívá nakonec z úst vedoucí studijního oddělení, která ho vede už šestnáctým rokem.

Co vše má na starost studijní oddělení

Že si do kanceláří v prvním patře mají v úředních hodinách přijít pro ISIC nebo potvrzení o studiu, vědí studenti už od začátku prvního semestru stejně jako to, že jim referentky odpoví na různé otázky týkající se studia. Pracovní náplň zaměstnanců studijního oddělení zahrnuje ale podstatně více aktivit. Zaměstnanci se mimo jiné starají také o: 

            -> zápisy nově přijatých studentů,
            -> kontrolu studia a zápisy do vyšších semestrů, 
            -> část stipendií pro studenty, 
            -> kontrolu splněných studijních povinností,
            -> přípravu na státní závěrečné zkoušky, 
            -> zpracování výsledků státních závěrečných zkoušek,
            -> vyhotovení diplomů a jejich dodatků, 
            -> organizaci promocí absolventů,
            -> rigorózní řízení,
            -> administrativní podporu akreditací studijních oborů. 

Studijní oddělení fakulty sociálních studií

Úřední hodiny

Út: 13–15 h

St: 9–11 h a 13–15 h

Čt: 13–15 h

Ve třech kancelářích patřících pod studijní oddělení pracuje šest referentek, které mají na starosti bakalářské a magisterské studium, referent poplatků za studium a referentka pro studium v anglickém jazyce.

V další samostatné kanceláři sídlí vedoucí studijního oddělení, která zastřešuje chod celého oddělení, má na starosti přijímací řízení a různé administrativní činnosti spojené se studiem na fakultě.